Delegeren. Voor de een is het simpel, voor de ander een hele opgave. Het begint al bij de beslissing om werk uit te besteden aan een Virtual Assistant (VA). Bij de start van een samenwerking is het belangrijk dat jij helder hebt waarom je werk uitbesteed.
Voor veel ondernemers is delegeren van werkzaamheden een dingetje.
Je doet immers graag alles zelf. De touwtjes liggen altijd in jouw handen. Jouw bedrijf, jouw “kindje”.
En naast dat je het idee hebt dat delegeren tijd kost, vraag je jezelf ook af of je VA wel dezelfde kwaliteit als jou kan leveren. Hoe fijn zou het zijn als jij je daar geen zorgen meer over hoeft te maken?
Voor een prettige samenwerking en om teleurstellingen te voorkomen begin je met loslaten en durven delegeren. Verder is het een kwestie van doen. Gelukkig kun je dat leren. Hier geef ik je graag wat tips voor.
1. Stel je mindset bij.
Bij delegeren komen verschillende psychologische factoren kijken. Bang zijn dat er fouten gemaakt worden, het overzicht kwijt te raken of het werk zelf beter te kunnen. Delegeren is een lastige kwestie wanneer jij de lat voor jezelf al hoog legt en een hoog verantwoordelijkheidsgevoel hebt. Kost delegeren jouw energie, heb je er slechte ervaringen mee of is het een vertrouwenskwestie? Bedenk wat jij zelf wilt blijven doen en waarom. Wat is het ergste dat er kan gebeuren als je iets niet zelf zou doen? Je zult merken dat het onder ogen komen van jouw delegeer blokkades helder maakt waar je voor jezelf kunt bijsturen. Denk in mogelijkheden.
2. Delegeren begint met leiderschap.
De koers van je bedrijf bepaal jij. Besluit vervolgens welke rol een VA inneemt binnen je bedrijf. Is dat operationeel of huur je een VA in vanwege een expertise die jij niet hebt? Bespreek dit als je in gesprek bent met (potentiële) Virtual Assistant. Wees ook duidelijk over je kwaliteitseisen.
VA’s zijn zelfstandig ondernemer en werken graag samen met ondernemers die doelgericht werken aan bedrijfsgroei waarbij zij een belangrijke rol innemen.
3. Geef duidelijke instructies.
Het opleveren van goede resultaten is moeilijker als er onduidelijkheid heerst over wat je van verlangt. Een duidelijke communicatie is het sleutelbegrip bij delegeren. Op welke dagen ben je bereikbaar? Spreek je elkaar op vaste tijden of whats-appen jullie wanneer er “iets” is?
Zien jullie elkaar altijd live, bel je of doe je een videocall? Maak heldere afspraken over welk communicatiemiddel je gebruikt en hoe vaak je elkaar spreekt.
4. Wees bereid om los te laten.
Je hebt de stap om werkzaamheden uit te besteden genomen. Dit was niet zonder reden. Houd jouw reden om werk uit te besteden aan een VA goed voor ogen. Een VA doet het werk misschien niet precies zoals jij, maar het belangrijkste is dat wanneer jij taken uit handen geeft, het voor je gedaan wordt. Ondertussen levert het jou extra tijd op om je focussen op andere zaken. Dus laat lekker los. Bijsturen kan altijd nog.
5. Werk aan de vertrouwensrelatie.
Geef gerust aan dat je het spannend vindt, dat is logisch en ze zal daar vast en zeker proberen rekening mee te houden. Je bent niet de enige klant van die hier moeite mee heeft. Voor een VA is een nieuwe samenwerking ook spannend.
6. Wees transparant.
Over je keuzes, je doelen, de ontwikkelingen binnen jouw onderneming en welke rol of bevoegdheden je Virtual Assistant daarin heeft.
7. Stel vragen en vat samen.
Ga er niet automatisch vanuit dat je VA direct begrijpt wat je bedoelt. Stel haar daarom vragen of vraag om een samenvatting van jouw wensen in haar eigen woorden. Dit kan zo maar het verschil maken tussen succes of falen in het proces van delegeren.
8. Werk samen als een team.
Zie jullie samenwerking als een gelijkwaardige samenwerking in plaats van managen. Samenwerken betekent onder andere dat je van elkaar weet waar je naar toe beweegt. Virtual Assistants verstaan hun vak en zien ongetwijfeld dingen waar jij blind voor bent geworden maar wel de nodige aandacht nodig heeft om je bedrijf te doen groeien. VA’s werken maar al te graag mee aan jouw succes. Samen bouwen aan jouw ondernemersdromen is toch veel leuker.
9. Wees geduldig.
Het inwerken kost even tijd. Maak daar tijd voor vrij. Houd er ook rekening mee dat een Virtual Assistant haar eigen tijdschema bepaalt. VA’s bedienen meerdere klanten en passen hun werkschema aan hun workload en privésituatie aan. Heb je een deadline? Geef je verwachtingen aan, stem af wanneer jullie elkaar weer spreken en of er opgeleverd moet worden.
10. Helderheid.
Durf helder te zijn als je het idee krijgt dat jullie geen (meer) match zijn, of elkaar ontgroeid bent.
VA’s hebben groot netwerk en kan je vast en zeker voorstellen aan een VA die beter bij je past.
Wil jij voor een lange termijn samenwerking gaan met je Virtual Assistant?
Dat zal ten gunste komen van jullie creativiteit. Samen zullen jullie heel wat bergen verzetten. Door rekening te houden met deze tips zul je bijna vergeten dat je bij de uitbesteding van werkzaamheden aan aan het delegeren bent. Het zal leuker en makkelijker voor je worden en zo laat je vanzelf meer los. Hoe meer je loslaat, hoe meer jij je handen vrij hebt om je te focussen op je core business.
“Alone we can do so little. Together we can do so much”
(Helen Keller)
Recente reacties